La présente note d’information vise à vous informer des engagements de Gestion D.M. Roy inc. (ci-après « Omnisol ») en matière de protection de vos renseignements personnels. Elle a pour but de vous aider à mieux comprendre les pratiques d’Omnisol relatives à la collecte, l’utilisation et/ou la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
1. Pourquoi nous collectons vos renseignements personnels ? Omnisol collecte uniquement vos renseignements personnels nécessaires à l’ouverture de votre compte, l’établissement de votre soumission, la facturation, le paiement, la livraison et l’installation des produits commandés. Omnisol n’utilise ces renseignements qu’à ces fins.
2. Comment nous les collectons ? Omnisol collecte ces renseignements personnels lors de toute communication (en personne, par téléphone, courriel, par le formulaire de contact disponible sur le site Internet) et lors de la signature du contrat d’achat et/ou d’installation des produits.
3. Qui a accès à vos renseignements ? Seuls les employés ayant besoin de vos renseignements personnels pour l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès (notamment la direction, les chargés de projet et leurs assistants, ceux du département de la comptabilité et les ouvriers pour l’installation au besoin).
4. À qui nous communiquons vos renseignements à l’extérieur de Omnisol ? En principe, Omnisoldoit obtenir votre consentement pour communiquer vos renseignements personnels à un tiers. Toutefois, il est possible que, dans le cadre de ses activités, Omnisol les communique à des tiers, des fournisseurs de services ou des partenaires, et ce conformément à la Loi surla protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par Omnisol. Il peut s’agir notamment des personnes suivantes :
a. À ses sous-traitants pour la livraison et/ou l’installation des produits commandés;
b. À ses fournisseurs de services de paiement par carte de crédit;
c. À ses conseillers externes (avocats, comptables, etc);
5. Comment et combien de temps nous les conservons ? Vos renseignements personnels sont conservés dans un local à accès restreint et/ou sur nos serveurs protégés par mot de passe. Ils sont conservés pour une durée de dix (10) ans après la dernière inscription à votre dossier.
6. Est-ce que vous pouvez accéder à vos renseignements personnels ou retirer votre consentement ? À tout moment vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, de les rectifier, de retirer votre consentement à leur utilisation et/ou communication ou encore de formuler une plainte relative à la protection de vos renseignements, et ce en adressant une demande écrite suffisamment détaillée à Lucie Marien, secrétaire-trésorière, par courriel à l’adresse : renseignementspersonnels@omnisol.ca. Toute demande sera répondue dans un délai de trente jours de sa réception